Comment se déroule la transition d’année scolaire sur NEO ?

Vous avez des questions sur la conservation des contenus ou sur le chargement des comptes à la rentrée ? Pas de panique, on vous dit tout sur la transition d’année !

L’été est synonyme de transition d’année pour l’ENT. Dès mi-juillet, l’alimentation automatique des comptes à partir des fichiers SIECLE s’arrête et les groupes de classes sont supprimés environ un mois plus tard. Pendant ce temps, l’ENT reste ouvert et les utilisateurs peuvent encore s’y connecter, sauf si l’utilisateur fait partie d’un projet ENT, où il a été décidé de bloquer les comptes temporairement en attendant la rentrée.

Les opérations de transition d’année pour les administrateurs

• Tout d’abord, l’administrateur local de l’établissement sur la plateforme numérique doit connaître le type d’alimentation des comptes de son école.
• Pour les établissements en alimentation automatique des comptes
  L’Annuaire Académique Fédérateur (AAF) sera mis à jour à partir du 16 août. L’accès à l’ENT sera ensuite fermé temporairement et les classes seront supprimées. La réouverture des comptes et la création des nouvelles classes seront progressives à partir de la fin du mois d’août.
  Note : Si un compte manuel doit être créé par l’administrateur en attendant la création automatique du compte via l’AAF, il est à noter que les informations saisies doivent être identiques à celles du fichier SIECLE, afin que le compte soit bien identifié en doublon et pouvoir procéder plus tard à la fusion du compte manuel et du compte automatique.
• Pour les établissements en alimentation manuelle des comptes L’administrateur ENT doit mettre à jour les bases SIECLE. Il pourra ensuite faire un export de cette base et l’importer via la Console d’administration. Après le rattachement manuel des enseignants à leur classe, l’ENT sera prêt pour la rentrée et pourra être utilisé pour communiquer les infos essentielles avant le jour J.
• Pour les établissements d’enseignement français à l’étranger (qui dépendent de l’AEFE)
  Ces établissements ont une alimentation manuelle. L’administrateur de l’espace numérique doit réaliser un export des utilisateurs par profils depuis la console d’administration ou réutiliser les fichiers de l’année passée et les mettre à jour, afin de les réimporter à la rentrée depuis l’onglet Import/Export de la console.

Vos contenus sont bien sauvegardés

Aucun contenu n’est supprimé lors de la transition d’année. Chaque utilisateur conserve bien ses propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications. Profitez de l’été pour faire le tri et gagnez de l’espace de stockage !

Vous conservez aussi les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués

Si une ressource (blog, wiki, fil d’actu, …) dont le compte est supprimé, est partagée avec un droit de gestion à au moins une personne, la ressource n’est pas supprimée. Elle reste visible par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter au préalable. En cas de départ d’un référent numérique par exemple, il peut être utile de déléguer les droits de gestion au groupe des administrateurs locaux de l’établissement. Le prochain référent numérique pourra alors reprendre la gestion des contenus.

Vous pouvez récupérer les contenus d’un compte qui sera supprimé

Si l’un de vos collègues enseignant quitte l’établissement, sachez qu’il ou elle pourra encore se connecter à l’ENT durant trois mois et récupérer un export de ses documents et contenus, grâce à l’application Mes données. Un système de filtres permet de choisir les contenus à exporter par type d’application. Vous pourrez ensuite récupérer le fichier généré et l’importer dans votre propre espace, toujours avec l’application Mes données. Les contenus de votre ancien collègue s’ajouteront donc à vos propres contenus. Vous pouvez également demander au gestionnaire de ces contenus de vous les partager avec des droits de gestion avant que son compte soit définitivement supprimé. Au bout de trois mois, le compte en pré-suppression sera définitivement supprimé et la personne concernée n’aura plus accès à NEO. Aucune information la concernant ne sera conservée par la suite.

Les partages sont aussi conservés, sauf…

Tous les partages d’activités effectués au cours de l’année sont conservés, sauf les partages aux classes. Si j’ai par exemple partagé un Cahier multimédia à mon élève Anna Cavel, ce partage perdurera. Si je l’ai partagé à un groupe manuel ou un groupe de l’établissement entier, comme l’ensemble des élèves du groupe collège Emile Zola, le partage sera également maintenu. Seuls les partages à la classe, par exemple la classe de sixième du collège Emile Zola, seront supprimés. En effet, ces partages spécifiques sont brisés, dans la mesure où la classe elle-même n’existe plus (puisque les élèves passent au niveau suivant).