Comment se déroule la transition d’année scolaire sur NEO ?

L’été est synonyme de transition d’année pour l’ENT. Vous avez des questions sur la conservation des contenus ou sur le chargement des comptes à la rentrée ? Pas de panique, on vous dit tout sur le changement d’année scolaire !

Dès mi-juillet, l’alimentation automatique des comptes des utilisateurs de l’ENT (parents, élèves, enseignants…) à partir des fichiers SIECLE s’arrête, les comptes ne sont donc plus mis à jour. L’ENT reste ouvert et les utilisateurs peuvent encore s’y connecter, sauf si l’utilisateur fait partie d’un projet ENT, où il a été décidé de bloquer les comptes temporairement en attendant la rentrée.

Vos contenus sont bien sauvegardés

Chaque utilisateur conserve bien ses propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications. Vous conserverez également les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués.

Dans toutes les applications de ONE, vous avez la possibilité de créer des dossiers afin d’y ranger vos ressources. Profitez de l’été pour faire le tri et gagnez de l’espace de stockage !

Les partages sont aussi conservés, sauf…

Tous les partages d’activités effectués au cours de l’année sont conservés, sauf les partages aux classes. Si j’ai par exemple partagé un Cahier multimédia à mon élève Anna Cavel, ce partage perdurera. Si je l’ai partagé à un groupe manuel ou un groupe de l’établissement entier, comme l’ensemble des élèves du groupe collège Emile Zola, le partage sera également maintenu. Seuls les partages à la classe, par exemple la classe de sixième du collège Emile Zola, seront supprimés. En effet, ces partages spécifiques sont brisés, dans la mesure où la classe elle-même n’existe plus (puisque les élèves passent au niveau suivant).

• Vous souhaitez conserver une ressource qui vous a été partagée via un groupe de classe ? Dupliquez-la et vous en conserverez une copie.

Vous pouvez récupérer les contenus d’un compte qui sera supprimé

1) Avec Mes données

Si l’un de vos collègues enseignant quitte l’établissement, sachez qu’il ou elle pourra encore se connecter à NEO durant trois mois et récupérer un export de ses documents et contenus, grâce à l’application Mes données. Un système de filtres permet de choisir les contenus à exporter par type d’application. Vous pourrez ensuite récupérer le fichier généré et l’importer dans votre propre espace, toujours avec l’application Mes données. Les contenus de votre ancien collègue s’ajouteront donc à vos propres contenus. 

Les ressources récupérées ont uniquement vocation à être réimportées dans l’ENT. Vous pouvez, par ailleurs, dans certaines applications, réaliser un export au format .pdf ou .html, afin de conserver une trace de l’activité.

2) Avec des droits de gestion et la duplication

Les ressources des comptes supprimés sont supprimées aussi, à moins qu’elles aient été partagées avec un droit de gestion à au moins un utilisateur. Dans ce cas, elle reste visible par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter au préalable, sauf pour l’application Espace documentaire. En cas de départ d’un référent numérique par exemple, il peut être utile de déléguer les droits de gestion au groupe des administrateurs locaux de l’établissement. Le prochain référent numérique pourra alors reprendre la gestion des contenus. 

Il faudra ensuite les dupliquer, sinon les contenus multimédias seront cassés. Au bout de trois mois, le compte en pré-suppression sera définitivement supprimé et la personne concernée n’aura plus accès à ONE. Aucune information la concernant ne sera conservée par la suite.

Vous êtes administrateur local de l’établissement sur l’espace numérique de travail

Tout d’abord, vous devez connaître le type d’alimentation des comptes.

Votre établissement est en alimentation automatique des comptes (AAF)

• Mi-août, toutes les classes de l’année précédente sont supprimées. Puis entre le 15 et le 25 août (selon votre académie) la mise à jour des comptes sur l’ENT s’effectue automatiquement avec la reprise de l’alimentation depuis l’AAF. Pour que la base ENT soit à jour, il est nécessaire que les différentes bases de données de l’établissement le soient également (Siècle, STS web…etc.).
  • Les nouvelles classes et groupes sont créés.
  • Les nouveaux comptes élèves, parents, enseignants et personnels sont créés et rattachés aux nouvelles classes.
  • Les utilisateurs ayant quitté l’établissement ne sont plus présents dans l’ENT.

Vous êtes administrateur d’un établissement privé ou à l’international

Votre établissement a une alimentation manuelle. L’administrateur de l’espace numérique doit réaliser un export des utilisateurs par profils depuis la console d’administration ou réutiliser les fichiers de l’année passée et les mettre à jour, afin de les réimporter à la rentrée depuis l’onglet Import/Export de la console.