Comment se déroule la transition d’année scolaire sur ONE ?

Vous avez des questions sur la conservation des contenus ou sur le chargement des comptes à la rentrée ? Pas de panique, on vous dit tout sur la transition d’année dans cet article ! Pour encore plus de précisions et pour pouvoir poser toutes vos questions, inscrivez-vous à nos webinaires gratuits sur la transition d’année sur l’ENT.

Comme chaque année, l’été est synonyme de transition d’année pour l’ENT. À partir de mi-juillet, l’alimentation automatique des comptes à partir des fichiers ONDE s’arrête et les groupes de classes sont supprimés environ un mois plus tard. Pendant ce temps, l’ENT reste ouvert et les utilisateurs peuvent encore s’y connecter, sauf si l’utilisateur fait partie d’un projet ENT, où il a été décidé de bloquer les comptes temporairement en attendant la rentrée.

Les opérations de transition d’année

• Tout d’abord, l’administrateur local de l’établissement sur la plateforme numérique doit connaître le type d’alimentation des comptes de son école.
• Pour les écoles en alimentation automatique des comptes
  L’administrateur de l’école doit mettre à jour les bases ONDE. Ce n’est qu’à la veille de la rentrée qu’une bascule ONDE nationale est effectuée et que les fichiers de l’Annuaire Académique Fédérateur sont transmis progressivement à nos équipes. Le jour de la rentrée, les nouveaux comptes, ainsi que les classes, ne seront donc pas encore automatiquement créés dans l’ENT. Il faudra s’armer d’un peu de patience.
• Pour les écoles en alimentation manuelle des comptes pour les administrateurs
  L’administrateur de l’école doit également mettre à jour les bases ONDE. Il peut ensuite faire un export de cette base et l’importer via la Console d’administration. Après le rattachement manuel des enseignants à leur classe, l’ENT sera prêt pour la rentrée et pourra être utilisé pour communiquer les infos essentielles avant le jour J.
• Pour les classes découvertes
  Il vous suffit de supprimer les anciens comptes élèves et de recréer les nouveaux via l’application Paramétrage de la classe. Besoin d’aide ? Consultez l’aide en ligne de l’appli Paramétrage de la classe.
• Pour les établissements d’enseignement français à l’étranger (qui dépendent de l’AEFE)
• Ces établissements ont une alimentation manuelle. L’administrateur de l’espace numérique doit réaliser un export des utilisateurs par profils depuis la console d’administration ou réutiliser les fichiers de l’année passée et les mettre à jour, afin de les réimporter à la rentrée depuis l’onglet Import/Export de la console.

Vos contenus sont bien sauvegardés

Aucun contenu n’est supprimé lors de la transition d’année. Chaque utilisateur conserve bien ses propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications. Profitez de l’été pour faire le tri et gagnez de l’espace de stockage !

Vous conservez aussi les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués

Si une ressource (blog, wiki, fil d’actu, …) d’un utilisateur dont le compte est supprimé, est partagée avec un droit de gestion à au moins une personne, la ressource n’est pas supprimée. Elle reste visible par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter au préalable.

Vous pouvez récupérer les contenus d’un compte qui sera supprimé.

Si l’un de vos collègues enseignant quitte l’établissement, sachez qu’il ou elle pourra encore se connecter à ONE durant trois mois et récupérer un export de ses documents et contenus, grâce à l’application Mes données. Un système de filtres permet de choisir les contenus à exporter par type d’application. Vous pourrez ensuite récupérer le fichier généré et l’importer dans votre propre espace, toujours avec l’application Mes données. Les contenus de votre ancien collègue s’ajouteront donc à vos propres contenus. Vous pouvez également demander au gestionnaire de ces contenus de vous les partager avec des droits de gestion avant que son compte soit définitivement supprimé. Au bout de trois mois, le compte en pré-suppression sera définitivement supprimé et la personne concernée n’aura plus accès à ONE. Aucune information la concernant ne sera conservée par la suite.

Les partages sont aussi conservés, sauf…

Tous les partages d’activités effectués au cours de l’année sont conservés, sauf les partages aux classes. Si j’ai par exemple partagé un Cahier multimédia à mon élève Anna Cavel, ce partage perdurera. Si je l’ai partagé à un groupe manuel ou un groupe de l’école entière, comme l’ensemble des élèves du groupe école Émile Zola, le partage sera également maintenu. Seuls les partages à la classe, par exemple la classe de CM1 de l’école Émile Zola, seront supprimés. En effet, ces partages spécifiques sont brisés, dans la mesure où la classe elle-même n’existe plus (puisque les élèves passent au niveau suivant).