Faire l’appel avec ONE : “La possibilité d’envoyer des SMS aux parents est extrêmement pratique”

Faire l’appel avec ONE peut changer le quotidien d’une école. Depuis l’adoption de Présences par Cédric Correard, tous les parents sont prévenus en deux clics en cas d’absence injustifiée de leurs enfants. Cette avancée est un soulagement pour le directeur de l’école primaire Grand Châtelet à Grenoble, qui compte 7 classes de maternelle, 11 classes élémentaires et un dispositif Ulis. Déployée par la mairie à la rentrée 2023, ONE est devenue un outil incontournable du quotidien depuis la mi-janvier. 

NB : l’application Présences est disponible uniquement pour les écoles ou les projets ayant souscrit l’offre Ultima. Vous pouvez consulter les applications auxquelles vous avez accès dans l’onglet “Mes applis”.

Comment commence une journée à l’école lorsque l’on fait l’appel avec Présences ?

J’utilise Présences dès la veille au soir, lorsqu’il arrive que des parents m’appellent pour signaler l’absence de leur enfant, tandis que d’autres me contactent le matin même. Je saisis et justifie les absences dans les différentes classes via l’application. Cette démarche permet aux enseignants, lors de l’appel sur Présences, de visualiser immédiatement les absences déjà justifiées. Après avoir géré les éventuelles urgences et les problèmes matinaux dans l’école, ma première action de retour au bureau est d’ouvrir Présences. En général, mes collègues ont déjà effectué l’appel, ce qui devient de plus en plus fréquent. Cependant, si certains ont oublié, je les relance via l’Environnement Numérique de Travail (ENT) afin qu’ils reçoivent un rappel. Je consulte alors l’ensemble des absences et je régularise celles dont j’ai été informé. En ce qui concerne les absences non justifiées, j’utilise Présences pour envoyer un SMS à tous les parents qui n’ont pas signalé l’absence de leur enfant.

Quel est le principal avantage de ce nouveau mode de fonctionnement pour faire l’appel dans votre école ?

La fonctionnalité d’envoi de SMS en masse aux parents en quelques clics est indéniablement l’un des aspects les plus intéressants de Présences. C’est extrêmement pratique étant donné que l’école est censée informer les parents de l’absence de leur enfant, mais dans la réalité, nous ne disposons pas toujours du temps nécessaire. Effectuer une dizaine d’appels par jour serait tout simplement impossible sans l’aide de Présences. Depuis que nous utilisons l’application de ONE, les parents sont systématiquement informés de l’absence injustifiée de leurs enfants. Dès 9 h 20, tous les SMS sont partis. C’est particulièrement rassurant pour les plus grands qui, à partir du CE2, se rendent seuls à l’école. Si un jour il y avait un problème, je sais que nous aurions fait le nécessaire de notre côté et Présences nous soulage de ce poids.

La possibilité d’envoyer des SMS en masse aux parents est extrêmement pratique, il nous serait impossible de le faire sans Présences.

Comment les parents ont-ils accueilli la mise en place de l’application Présences ?

Les SMS font réagir les familles, elles sont désormais plus nombreuses à déclarer l’absence de leur enfant. Elles prennent la démarche plus sérieusement et c’est vraiment intéressant. Pour l’instant, il y a encore trop peu de parents qui préviennent de l’absence de leur enfant via ONE. Nous y travaillons, cela va venir petit à petit et ce sera alors très pratique. Les enseignants et moi-même pourront être informés en temps réel sans que j’aie besoin de transmettre les informations.

Petite astuce : pour aider les familles à prendre en main Présences, n’hésitez pas à leur relayer ce tutoriel vidéo Présences pour les parents.

Comment les enseignants ont-ils accueilli la mise en place de Présences ?

L’application n’est pas utilisée en maternelle, car les enseignants ne sont pas équipés d’ordinateurs et que, à ces âges, les enfants viennent à l’école accompagnés par leurs parents. Ce sont mes collègues en cycle 3 qui ont le plus rapidement intégré les avantages de cet outil et qui l’utilisent le plus. Certains effectuent l’appel directement sur leur téléphone grâce à l’application ONE Pocket, c’est très rapide, mais je comprends tout à fait que certains ne souhaitent pas utiliser leur téléphone personnel. Nous sommes encore dans une phase de mise en place dans l’école. L’année prochaine, nous franchirons une étape et je prévois de me baser principalement sur ONE pour suivre les absences des élémentaires, ce qui sera beaucoup plus pratique.

Quels autres usages avez-vous constaté dans l’école ?

Les personnels du périscolaire disposent de comptes ONE, et si un enfant quitte l’école pendant le temps de midi, ils peuvent le signaler dans Présences. Cela se produit assez régulièrement, notamment lorsque des enfants sont malades, par exemple. Les personnels du périscolaire utilisent de plus en plus cette fonctionnalité, ce qui est bien plus fiable que de transmettre les informations à l’oral. Ainsi, les enseignants ne sont pas surpris de constater qu’il manque un élève en classe l’après-midi.

L’interactivité offerte par Présences entre les parents, les collègues et moi en tant que directeur est très intéressante.

Avez-vous également un suivi moins quotidien des appels ?

J’utilise le système des alertes absences, j’ai un peu plus de 300 enfants dans l’école donc c’est pratique pour attirer mon attention. Cette fonctionnalité me permet de faire un point avec les enseignants et éventuellement d’en discuter avec les parents. L’interactivité offerte par Présences entre les parents, les collègues et moi en tant que directeur est très intéressante. Les informations circulent de manière immédiate. Par exemple, il y a quelques jours, des personnes m’ont demandé par téléphone le relevé d’absence d’un enfant et en deux clics, j’ai pu l’obtenir. Habituellement, j’aurais dû demander à ma collègue de me transmettre son cahier d’appel pour en faire des copies. Mais grâce à Présences, j’ai pu visualiser les absences de cet enfant sur les deux derniers mois pendant que j’avais les personnes concernées au téléphone, ce qui était vraiment pratique.

Auriez-vous des conseils pour des directeurs qui hésiteraient à faire l’appel sur Présences ?

C’est un nouvel outil puissant et il faut prendre un peu de temps pour s’y habituer. Cependant, une fois familiarisé, on accède rapidement aux informations nécessaires. Il y a un réel gain de temps, notamment pour l’envoi de SMS aux parents, ce qui est très utile. Je leur dirais que dans l’ensemble, Présences est bien conçue. L’interface est bien guidée, surtout lorsque que l’on utilise l’aide contextuelle disponible, ça aide beaucoup.

Apprenez à vous servir de Présences grâce à nos tutoriels vidéos,
ou découvrez l’application Présences sur le centre d’aide d’Édifice.